1.A Datenschutz

1.A Datenschutz für kleine und mittelständische Unternehmen

Alles, was Ihr Unternehmen für die Dokumentation des Datenschutzes braucht. Mit einem „Klick“ auf der sicheren Seite! Keine aufgeblähte Datenschutz-Software für Global Player sondern eine maßgeschneiderte Lösung, mit voller Funktionalität zu einem monatlichen Festpreis. Registrieren, aktivieren und starten. Einfach und unkompliziert.

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inkl. MwSt. (39,00 € netto) pro Monat
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Die Einzelnutzerlizenz ist ohne Einschränkungen gültig für einen Nutzer und einen Mandanten. Die Anwendung ist cloudbasiert.

Datenschutz – Viel mehr als nur eine gesetzliche Vorgabe

Die 1.A Datenschutz-Software unterstützt Unternehmen und Institutionen bei der Umsetzung der neuen europäischen Datenschutz-Grundverordnung. Die Software schafft einen klaren Rahmen, mit dem die zentralen Aspekte der neuen DSGVO effizient umgesetzt werden können. Dies betrifft zum Beispiel die Dokumentation der einzelnen Verarbeitungstätigkeiten, die Technisch-Organisatorischen Maßnahmen (TOM) sowie das Löschkonzept und die Berichterstattung zu den Verarbeitungstätigkeiten.

Doch die 1.A Datenschutz-Software bietet mehr. Erstellen Sie eine eigene Systematik, mit der die IT-Sicherheit kontinuierlich verbessert werden kann. Die Dokumentation der Unternehmensprozesse und Verarbeitungstätigkeiten erhöht die Transparenz. Dabei wird deutlich, wo welches Potential für die Steigerung der Effektivität und Effizienz in der Organisation besteht.

Aufbau des 1.A Datenschutz

Die Funktionsleisten

Datenschutz Funktionsleiste

Über die Funktionsleisten kann auf die verschiedenen Funktionsbereiche des Programms zugegriffen werden. Vom Programmstart über das Bearbeiten der TOM bis zum Erzeugen eines DSGVO Dokumentes wird über mehrere solcher Funktionsleisten alles gesteuert.

Die Organisation

Datenschutz Organisation

In diesem Bereich wird die Baumstruktur Ihrer Datenschutz-Dokumentation festgelegt. Diese ist flexibel nach den jeweiligen Anforderungen des Unternehmens zu definieren. Zu Beginn der Erstellung der Dokumentation erscheint im Bereich Organisation nur ein erstes Element mit dem Titel Datenschutz. Mit einem Klick in den Text können Sie diesen frei ändern. Das ICON vor dem Text definiert die Art des Elements.

Die Inhalte

Datenschutz Inhalte

Hier werden die für den Datenschutz erforderlichen Informationen zu den verschiedenen, in der Baumstruktur definierten Ebenen, Tätigkeiten und Maßnahmen zusammengestellt. Es werden auch beispielsweise Struktur- und Prozessebenen mit definiert. Dazu gehören unter anderem Lösch- und Durchführungsfristen sowie eine detaillierte Beschreibung und die verantwortlichen Stellen bzw. die Zugriffsberechtigten.

Benutzerhandbuch

Die Vorteile des 1.A Datenschutz im Überblick

  • Individuelle Entwicklung der Systematik für den Datenschutz mit einfacher Baumstruktur
  • Einmalige Einrichtung der Stammdatenbank mit allen Informationskategorien
  • Strukturvorgabe für die Beschreibung von Verarbeitungstätigkeiten
  • Automatisierte Erstellung von Reports
  • Revisionssichere Archivierung aller Datenschutz-relevanten Dokumente
  • Eine Integration von außerhalb des Systems erstellten Dokumenten per drag&drop
  • Vorlage zu den Technisch-Organisatorische Maßnahmen
  • Verfügbarkeit als Cloud und als On Premises Lösung
  • Kauf- und Mietoptionen für „on-premise“
  • Erweiterbar für Organisationen mit mehreren Standorten bzw. Einheiten

Die zentralen Fragen der DSGVO

Es gibt für ein Unternehmen oder einen Verein zwei zentrale Aufgaben um die DSGVO erfüllen zu können. Erstens: wie werden personenbezogene Daten, in welcher Form auch immer, verarbeitet und zweitens: Was tut das Unternehmen oder der Verein um diese Daten zu schützen?
Zu diesen Kernaufgaben kommt noch die Auskunftspflicht sowie eine rechtskonforme Archivierung.
Genau das macht der 1.A Datenschutz.

Die Verarbeitungstätigkeit

Die Verarbeitungstätigkeit beschreibt die konkrete Tätigkeit, bei der personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder gespeichert werden. Dies sind zum Beispiel eine Krankmeldung, ein Mitarbeitergespräch oder ein Arbeitsvertrag.

Um Ihnen den Einstieg in den Datenschutz zu erleichtern, ist in den 1.A Datenschutz bereits eine Liste mit mehr als vier Dutzend Verarbeitungstätigkeiten integriert. In Zusammenarbeit mit Experten wird diese Liste ständig erweitert.

Datenschutz Verarbeitungstätigkeit
Datenschutz TOM

Technisch- organisatorische Maßnahmen

Die technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) beschreiben zum einen die Maßnahmen, die sich technisch umsetzen lassen, um den Vorgang der Datenenverarbeitung zu schützen. Mögliche Methoden sind etwa eine Alarmanlage oder Benutzerkonten für jeden PC- Nutzer. Die organisatorische Sicherheit der Datenverarbeitung bildet Regeln, Vorgaben und Handlungsanweisungen für die Mitarbeiter ab, damit diese den Datenschutz einhalten können.

Auch bei den TOM bietet der 1.A Datenschutz eine Grundlage, die den Einstieg erleichtert. Es sind bereits einige Hauptkategorien angelegt, in denen Sie Ihre spezifischen Maßnahmen hinterlegen müssen. Selbstverständlich können die Hauptkategorien je nach Bedarf erweitert werden.

Die Stammdaten

Die Stammdaten sind das Herzstück des 1.A Datenschutz. Zu Beginn der Nutzung der Software wird die Stammdatenbank Ihren Bedürfnissen angepasst. Im weiteren Verlauf wird sie kontinuierlich, nach Ihren Anforderungen, erweitert oder aktualisiert. In den Stammdaten werden die Inhalte, die später in den Beschreibungen und in der Definition der Verarbeitungstätigkeiten festgelegt werden, vorab definiert. So werden diese später durch einfache Klicks hinzugefügt.

Auch hier bietet der 1.A Datenschutz bereits eine vorgefertigte Lösung mit elf Hauptkategorien. Darin enthalten sind sowohl Herkunft, Schutzstufe und Verantwortlicher als auch Löschfristen, Rechtsgrundlage und der Zweck (zu welchem die Daten gespeichert werden). Empfänger, Betroffene, Systeme, Datenkategorien und Bilder runden die Kategorien ab. Einzelheiten erfahren Sie im Benutzerhandbuch des 1.A Datenschutz.

Datenschutz Stammdaten
Datenschutz Reports

Die Reports

Die umfassende Dokumentation des Datenschutzes ist die zentrale Funktion der Software. Mit der Berichtsfunktion werden alle Informationen zu einer Strukturebene, Prozessebene, Verarbeitungstätigkeit oder TOM automatisiert zusammengestellt und in einem PDF Dokument gespeichert. Im Berichtsfenster können Sie die aktuelle Version drucken, archivieren oder direkt per Email versenden.

An dieser Stelle geht der 1.A Datenschutz ebenfalls einen Schritt weiter. Über einen Klick auf den Button „DSGVO Dokument“ erzeugt der 1.A Datenschutz ein PDF-Dokument inklusive
eines Inhaltsverzeichnisses, in dem alle Verarbeitungstätigkeiten und die aktiven technisch organisatorischen Maßnahmen dargestellt werden.

Die Archivierungsfunktion

Die revisionssichere Speicherung und Aufbewahrung der Berichte als PDF erfolgt im Archiv der Software. Jeden Bericht wird über die Funktion „Bericht erzeugen“ einzeln oder über die Administratorfunktion „Alle Berichte neu erzeugen“ komplett archiviert. Werden Sie von der Datenschutzbehörde aufgefordert Ihre Dokumentation zu Verfügung zu stellen, werden über die Funktion „Akte exportieren“ die Dokumente ganz oder teilweise ins Dateisystem exportiert.

Darüber hinaus ist es möglich weitere, für den Datenschutz des Unternehmens relevante Dokumente, in Archive abzulegen. Dies sind zum Beispiel: Verpflichtungserklärungen von Mitarbeitern oder Auftragsverarbeitungsverträge mit Dienstleistern. Dazu werden die Dokumente entweder eingescannt oder über „drag&drop“ in das Archiv eingelesen. Die Basis ist unser 1.A Archiv, das schon seit mehr als 25 Jahren erfolgreich am Markt ist.

Datenschutz Archivierung